Ao gerenciar projetos que contam com financiamento externo, muitos gestores se deparam com diversas dificuldades no dia a dia, que muitas vezes podem causar retrabalhos, falhas ou resultar no insucesso do projeto.
Ao gerenciar projetos que contam com financiamento externo, muitos gestores se deparam com diversas dificuldades no dia a dia, que muitas vezes podem causar retrabalhos, falhas ou resultar no insucesso do projeto.
Por esse motivo é fundamental criar uma estratégia voltada para o entendimento dos processos envolvidos neste tipo de projeto, a otimização do fluxo de trabalho da equipe e a informatização, já que são muitos os processos a serem acompanhados e diversos níveis de informações a serem gerenciadas. Quando se fala em projetos cofinanciados todo cuidado é pouco: qualquer erro pode custar atrasos no cronograma ou demora da internalização dos recursos.
Organização
Uma das maiores falhas é achar que é possível gerenciar o projeto apenas da forma tradicional, manualmente (com planilhas de Excel, por exemplo). O conselho é buscar um sistema de gestão robusto e integrado, que auxilie em todos os processos de responsabilidade da Unidade de Gerenciamento (Planejamento, Aquisições, Financeiro, Contabilidade, Indicadores, Prestação de Contas, Auditoria, entre outros) desde as fases iniciais – da estruturação do projeto, passando pelo acompanhamento da execução e fundamentalmente organizando cada etapa de apresentação de informações aos envolvidos (governo, auditores, financiadores e beneficiados). A médio e longo prazo, os órgãos públicos tendem a trabalhar no caos, já que precisam juntar controles paralelos e acabam colecionando erros. O processo de gestão manual muitas vezes não é confiável, causando desconfortos a todos os envolvidos. Acompanhei vários projetos com dificuldades na consolidação de informações (por categoria de investimento, por componente, por executor, em US$/real, etc.), apresentando relatórios para auditoria que não “fecham”, utilização de taxas de câmbio incorretas, reapresentando despesas (prestações de contas) por falta de controle, entre outras dificuldades. Grande parte desses problemas poderia ser evitados com a utilização de sistemas informatizados integrados.
Contabilidade do projeto x contabilidade do mutuário
O nível de detalhamento da contabilidade é totalmente diferente nos dois casos. O projeto deve ser visto como uma empresa, de outra forma não é possível ter uma fotografia correta dos investimentos realizados. Cada aporte, por exemplo, deve estar atribuído na estrutura do projeto nos seus diversos níveis (componentes, categorias, etc.). Adicionalmente as movimentações e os saldos entre as contas do projeto devem ser apresentadas, além de questões relacionadas à variação cambial. Porém, muitas vezes não é possível segregar tais informações dentro da contabilidade do mutuário, pois esta possui como foco maior a estruturação do plano de contas de acordo com a hierarquia do orçamento público e atende ao todo o governo e não a um projeto específico.
Por essa razão, é fundamental contar com uma contabilidade independente – de preferência informatizada e organizada – com visão panorâmica do projeto em toda a sua capilaridade, com requintes de visualização das informações em dólar em tempo real.
Falta de contrapartida
Para que o banco financiador aplique o recurso, em algumas situações pressupõe-se que o mutuário esteja mantendo o volume de recursos de contrapartida negociados.
Muitos projetos ficam bloqueados ou atrasam porque muitos órgãos não têm capacidade de cumprir com a contrapartida proposta. A garantia dos recursos de contrapartida é uma questão complexa e que merece uma preocupação especial da equipe para manutenção do cronograma de execução do projeto.
Não basta apenas conhecer os problemas, é fundamental buscar meios que garantam uma melhoria da gestão e que mantenham as portas sempre abertas para novos aportes.