A comunicação eficaz é um requisito essencial para a produtividade no local de trabalho. E uma colaboração em equipe bem-sucedida é o resultado da eficácia com que uma equipe se comunica entre si para realizar o seu trabalho!

Mas como melhorar isso cada vez mais?

Confira 7 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe por meio de uma comunicação eficaz:

1) Faça sua equipe se sentir confortável e incluída

Construir relacionamentos com seus colegas de trabalho os deixará confortáveis para expressar suas opiniões e mais abertos para ouvir o que você tem a dizer.

Quer seja uma conversa individual ou uma reunião de equipe, deixar a outra parte confortável é o primeiro passo para ter uma conversa eficaz. Uma das melhores
maneiras de construir um relacionamento é com “conversa fiada”. Inicie conversas casuais com seus colegas de trabalho sobre suas vidas e atividades diárias. Essa conexão pessoal não apenas abre portas para discussões saudáveis entre a equipe, mas também os torna mais propensos a ouvir o que você tem a dizer e lhes traz confiança para apresentar sua opinião.

Em uma equipe, é muito importante que você dê aos seus colegas de trabalho espaço e conforto para abordá-lo. Isso é essencial porque, como uma equipe, quando vocês têm facilidade para entrar em contato uns com os outros, podem ter conversas e discussões construtivas sobre opiniões e ideias variadas.

Outra maneira de fazer os membros de sua equipe se sentirem incluídos é com gestos simples. Se sua equipe contratar um novo membro, dê as boas-vindas e inicie conversas por meio das ferramentas de comunicação de equipe. Use a plataforma de chat da sua equipe para mais do que apenas conversas de trabalho: crie canais dedicados para compartilhar agradecimentos e comemorar vitórias!

2) Ter discussões focadas para ser mais produtivo

Se você é um gerente ou líder de equipe, sabe como é importante manter a conversa de sua equipe sob controle! Embora uma conversa casual seja uma ótima opção para quebrar o gelo, todos devem estar atentos para não se distrair em excesso. Especialmente quando sua equipe está trabalhando remoto, é melhor ter conversas concisas e objetivas para evitar bagunçar a programação.

Quando precisar comunicar novas informações sem uma reunião agendada, certifique-se de comunicar sua mensagem de forma clara e eficiente para evitar ligações e checagens repetitivas. Uma boa ideia para uma comunicação eficiente é anotar os pontos principais e otimizar seus pensamentos antes de entrar em contato.

Comunicar-se com eficácia é ainda mais importante ao trabalhar remotamente. Faça chamadas de vídeo semanais para discutir a produtividade de sua equipe e falar sobre maneiras de melhorá-la. Durante suas discussões, certifique-se de ouvir todos os pontos problemáticos da equipe e trabalhar nas mudanças necessárias!

3) Busque um resultado positivo em todas as conversas

Se a sua equipe consiste em indivíduos altamente apaixonados que compartilham o mesmo objetivo, é natural que eles concordem e discordem uns dos outros para chegar à melhor abordagem ou solução possível. No entanto, às vezes o processo de escolha da melhor ideia entre sugestões variadas pode levar a uma atmosfera competitiva e até mesmo a um conflito entre colegas de trabalho.

Aqui estão algumas sugestões sobre como manter as emoções sob controle e evitar desentendimentos desnecessários:

• Em situações de tensão, desacelere e escolha conscientemente como reagir.
• Pense em como você pode reagir para criar uma influência positiva em determinada situação.
• Evite fazer comentários negativos.
• Seja um ouvinte ávido e aprecie boas ideias.
• Quando tiver uma oportunidade, trabalhe em sua ideia e comunique seus pensamentos de forma persuasiva por meio de uma apresentação ou da saída criativa de sua escolha.

4) Escolha o software de comunicação de sua equipe e use-o com sabedoria

Com a rápida evolução da tecnologia, a comunicação é ágil. A escolha de uma ferramenta de comunicação de equipe que ajude a desenvolver conversas organizadas e simplificadas é essencial para uma comunicação bem-sucedida!

Ao escolher o software de comunicação de sua equipe, certifique-se de que ele, antes de mais nada, permita que sua equipe tenha conversas simplificadas e focadas.

Recursos como habilidades de pesquisa amigáveis e automações simples e fáceis de criar também são uma vantagem! Uma boa ferramenta de comunicação deve ser intuitiva e permitir que você se comunique sem ter que alternar entre as guias para localizar o arquivo ou informação relevante.

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Se você é um gerente ou uma pessoa em uma posição de liderança, é muito importante manter sua equipe informada sobre as atualizações do projeto, prazos e quaisquer alterações. Uma forma de comunicar essas mudanças é atualizá-las no calendário da equipe e definir lembretes para alertar sua equipe sobre as próximas reuniões.

5) Incentive a transparência

Quanto mais transparência você se comunicar em equipe, mais confiança você constrói. Com mais confiança, você não precisa monitorar e cutucar um colega de trabalho para fazer o trabalho.

A transparência em sua equipe permite que você tenha uma compreensão geral de como e no que sua equipe está trabalhando atualmente. Essa abertura é particularmente útil em equipes que colaboram e têm dependências.

Digamos que sua equipe atualize suas tarefas e dependências por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos. Como gerente, essas ferramentas devem ajudá-lo a ter uma visão panorâmica de como seu projeto está indo e quem está trabalhando em quê. Quando você tem esses dados, é mais fácil atribuir ou dividir tarefas com base nas dependências e na carga de trabalho.

Em equipe, é sempre melhor ter conversas inclusivas. Se você estiver compartilhando informações, certifique-se de não compartimentar o que comunica e criar silos de informações. Mantenha o acesso às informações aberto a todos os membros da equipe, a menos que haja restrições de confidencialidade. Você também pode promover a transparência fazendo bom uso da ferramenta de comunicação da sua equipe. Crie canais para compartilhar informações gerais e eliminar ambiguidades. Mantenha sua equipe informada sobre sua disponibilidade atual, atualizando seu status.

6) Motive sua equipe

O reconhecimento e a apreciação são as chaves para a produtividade. Ser reconhecido faz a pessoa se sentir valorizada e a motiva a ir mais longe!

A produtividade da equipe é mais do que simplesmente a soma da produtividade individual dentro da equipe e, esteja você em um local de trabalho central ou trabalhando remotamente, é importante manter um ao outro motivado. Às vezes, gestos simples como mostrar apreço por sua equipe, elogiar o seu desempenho e garantir que estarão protegidos em meio a tempos difíceis, irá desenvolver um senso de pertencimento, confiança mútua e responsabilidade em toda a equipe.

Tente reservar um tempo pelo menos uma vez por mês para reunir sua equipe, no escritório ou em uma videochamada em grupo, para compartilhar sua gratidão, reconhecer todos que desempenharam um papel nos sucessos recentes e motivá-los a ultrapassar seus limites.

7) Abra as portas para feedbacks

A maneira como você entrega seu feedback influencia a forma como sua equipe o percebe.

O feedback é uma ferramenta poderosa, mas use-o com atenção. Seu feedback construtivo muitas vezes pode ser mal interpretado como crítica, dependendo do tom de entrega, portanto, comunique seu feedback com cuidado.  Seja específico em seus comentários para ajudar a pessoa a quem você está dando feedback a analisar e compreender melhor sua perspectiva. Sempre tente terminar com uma nota positiva para tranquilizar o ouvinte de que você acha que ele é capaz de melhorar!

Esperamos que essas dicas e estratégias de comunicação sejam úteis para você e seu
negócio!

*Fonte: Zoho