Com o objetivo de reduzir o tempo do processo formalização dos contratos com fornecedores de suprimentos, a AES Brasil investiu, há cerca de um ano, na aquisição de um sistema de coleta de assinaturas digitais. A tecnologia selecionada pelo grupo foi desenvolvida pela empresa BRy Tecnologia, de Florianópolis, que formatou para a AES Brasil um sistema personalizado de workflow com certificação digital voltado às necessidades e estrutura do grupo.
Com o objetivo de reduzir o tempo do processo formalização dos contratos com fornecedores de suprimentos, a AES Brasil investiu, há cerca de um ano, na aquisição de um sistema de coleta de assinaturas digitais. A tecnologia selecionada pelo grupo foi desenvolvida pela empresa BRy Tecnologia, de Florianópolis, que formatou para a AES Brasil um sistema personalizado de workflow com certificação digital voltado às necessidades e estrutura do grupo.
O sistema possibilitou a AES Brasil virtualizar o fluxo dos contratos da organização, eliminando a necessidade da utilização do papel. “Atualmente, cerca de 10% dos mil contratos anuais que assinamos com fornecedores de suprimentos já são digitais e estão tramitando pelo sistema de workflow desenvolvido pela BRy”, afirma Edmur Faro Vellozo, gerente de projetos e desenvolvimento da Diretoria de Suprimentos e Logística da AES Brasil.
No primeiro ano de operação do sistema, o tempo para a assinatura dos contratos digitais entre a AES Brasil e os fornecedores foi reduzido de dez para dois dias. Além da agilidade no processo de contratação, a implantação da ferramenta também permitiu uma redução significativa no uso de papel, já que os contratos físicos possuíam, em média, 150 páginas impressas para cada via. Menos papel significa também custos menores de transporte e armazenamento, além de economias nas despesas com os serviços de correios e motoboys.
A ferramenta implantada na AES Brasil é baseada no BRy SCAD, sistema que automatiza o processo de coleta das assinaturas digitais de contratos ou qualquer documento eletrônico. Por meio do BRy SCAD as organizações podem encaminhar o contrato para as partes envolvidas de forma totalmente virtual. O sistema faz a distribuição do documento, coleta e verifica autenticidade e validade das assinaturas digitais e inclui o carimbo do tempo. Dessa forma, o BRy SCAD garante a integridade do contrato, assegura a autenticidade das informações e atesta a data e a hora de cada assinatura.
Para atender necessidades específicas do fluxo de contratos da AES Brasil, o BRy SCAD foi adaptado para utilização pelo grupo, de acordo com o seu processo de governança. A principal customização foi incluir no processo de tramitação do documento diferentes áreas de controle da organização que não assinam o contrato, mas precisam avalizar os termos. Em média, cada contrato precisa passar por seis diferentes áreas ou pessoas da organização antes da assinatura.
Com a implantação do workflow, todo esse processo passou a ser virtual e assegurado por meio da assinatura digital e do carimbo do tempo. “A ferramenta nos permite ter todo o processo de um contrato rastreado, com a certificação de cada etapa. Assim todas as áreas contam com o respaldo dessa segurança, que proporciona confiança total sobre a integridade e origem do documento”, destaca Vellozo.
O objetivo da Diretoria de Suprimentos e Logística é estimular e disseminar a utilização da ferramenta para outros setores e processos e, para isso, atua em parceria com a BRy para a adaptação do sistema. “Temos muita expectativa na consolidação do sistema de workflow com certificação digital para assinatura de contratos. Nosso desafio para 2013 é ampliar a utilização da ferramenta em diferentes áreas do grupo, atendendo as necessidades especificas de cada setor”, avalia o gerente de projetos e desenvolvimento da Diretoria de Suprimentos e Logística da AES Brasil.
Sobre a AES Brasil
A AES Brasil faz parte do grupo americano AES, sendo formado pelas empresas AES Sul, AES Tietê, AES Uruguaiana, AES Eletropaulo e AES Infoenergy. No Brasil, a empresa atende 7,7 milhões de unidades consumidoras, em 142 municípios nos estados de São Paulo e Rio Grande do Sul, além de possuir 18 usinas hidroelétricas com capacidade de geração de 2.663 MW. É a maior distribuidora da América Latina em consumo e faturamento.